Facturar un mes

1. Comprobar que Configuración está completa. El botón Nueva factura solo aparece cuando los datos fiscales de la empresa están rellenos y existe al menos una serie de facturación; si falta algo, el portal redirige directamente a Configuración — ver El arranque de una empresa nueva.

2. Vaciar antes la bandeja de Requieren revisión. Un albarán con tienda sin asignar no se puede facturar —el servidor lo rechaza aunque aparezca entre los pendientes de un cliente—, así que resolverlo antes evita sorpresas al marcar albaranes — ver Requieren revisión.

3. Ir cliente a cliente, o de golpe con Cierre mensual. Facturando cliente a cliente —y, si tiene tiendas, por tienda, porque todos los albaranes de una misma factura tienen que ser de la misma tienda—, desde Operación → Facturas → Nueva factura elige cliente y fecha de emisión; debajo aparece la línea Se numerará como… con el número que le tocará según el modelo del cliente, o el aviso de que falta la serie de ese modelo (con enlace a Configuración) si no la tiene — ver Series y numeración. La lista de pendientes que aparece debajo es de ese cliente y llega también a lo más antiguo que siga sin facturar — si hay muchos, un botón Cargar más albaranes trae el resto. Detalle completo en Generar una factura. Para facturar todos los clientes del mes de una vez en vez de uno a uno, usa Cierre mensual — ahí la vista previa agrupa las facturas por serie y avisa igual si a algún modelo le falta la del año.

4. Revisar el desglose de IVA antes de confirmar. La previsualización se actualiza con lo que vayas marcando. Para un cliente con recargo de equivalencia, recuerda que el total que veías hasta ahora en sus albaranes pendientes no llevaba recargo, así que puede no coincidir exactamente con lo que aparece aquí — ver Clientes sin factura.

5. Emitir y sacar el PDF. Cada factura se descarga en PDF con plantilla o PDF para folio preimpreso, o se manda por email —ver Plantillas de PDF—. Para imprimir las del mes de una vez, el botón Imprimir del listado manda a la impresora en un solo PDF las facturas marcadas o, sin ninguna marcada, todas las del filtro (hasta 500); Descargar PDF saca ese mismo PDF como fichero. Ver Varias facturas en un solo PDF. El envío por email de varias a la vez se hace con Enviar por correo del listado, que nunca reenvía las ya enviadas — ver Enviar varias facturas por correo. Cada factura sale con la configuración de correo de su modelo. En el Cierre mensual, si el servidor de correo de una configuración falla, solo las facturas de ese grupo quedan en Fallido, con el motivo. Para reintentar solo esas, vuelve a pulsar Enviar por email.

6. Imprimir las de los clientes sin correo, por repartidor. En el listado de facturas, filtra el mes con Desde/Hasta, Correo del cliente: Sin correo y Repartidor con cada uno, y saca su PDF con Descargar PDF. Los clientes que no tienen repartidor salen con Repartidor: Sin repartidor asignado. Si un cliente tiene dos repartidores, sale en los dos filtros: desmarca en el segundo las que ya imprimiste para el primero — ver Un PDF por repartidor. Las que sí tienen correo se mandan con Enviar por correo (o con el botón del cierre, si las emitiste con Cierre mensual).

Nota

Facturar bloquea los albaranes, pero no para siempre. Mientras la factura esté viva sus albaranes quedan en Facturado y no admiten cambios; si la factura se anula o se rectifica, vuelven a Entregado y se pueden volver a editar y facturar. Ver Anular o rectificar la factura devuelve sus albaranes.