Cierre mensual

El cierre mensual factura, de una vez, todos los clientes que lo necesitan para un mes entero: en vez de abrir Nueva factura cliente por cliente (ver Facturas), se elige el mes una sola vez y el portal calcula qué facturas hacen falta, cuántas líneas lleva cada una, en qué serie va cada una según su modelo y cuánto suman.

Se llega desde dos sitios: la entrada Cierre mensual del menú, y el botón del mismo nombre en la cabecera del listado de facturas.

Ver los cierres anteriores

Cierres (la pantalla a la que lleva la entrada del menú) es el historial: una fila por cada cierre ya emitido, con su periodo, la fecha de emisión, quién lo lanzó, cuántas facturas emitió, cuántas van ya enviadas por email y cuántas fallaron. Desde ahí se entra a ver el detalle de cualquiera.

Lanzar un cierre nuevo

El botón Nuevo cierre pide dos cosas:

Mes — trae puesto por defecto el mes anterior al actual, que es el que casi siempre toca cerrar (el mes en curso todavía no ha terminado), y se puede cambiar a cualquier otro.
Fecha de emisión — trae puesto por defecto el último día del mes elegido, y se puede cambiar a mano. Cambiar el mes después de tocarla no la vuelve a pisar. Ya no se elige serie: cada factura se numera sola con la serie de su modelo, el tipo Normal y el año de esta fecha (ver más abajo).

Solo entran los albaranes entregados y del mes elegido: uno que se quedó suelto de un mes anterior sin facturar no lo recoge un cierre posterior — sigue apareciendo pendiente en la ficha del cliente, y hay que facturarlo a mano desde ahí (ver Generar una factura).

La previsualización

Al pulsar Previsualizar, el portal no factura nada todavía: calcula qué facturas saldrían con lo elegido y lo enseña en una lista, una fila por cliente — o por cliente y tienda, si el cliente tiene varias: un cliente con tres tiendas con entregas ese mes saca tres filas, una factura por tienda, igual que al facturar a mano. Cada fila lleva su casilla marcada de entrada, el número de albaranes que agrupa y el importe, y se puede desmarcar para dejarla fuera de la emisión sin tener que repetir la previsualización. Un cliente sin email en su ficha se señala en la propia fila, para saberlo antes de emitir.

Encima de esa lista, un bloque por cada serie que se va a usar resume cuántas facturas caerán en ella y desde qué número empezarán numerándose —por ejemplo, «FACT-2027 (Pinar, Camperita): 5 facturas desde el 12», cuando dos modelos comparten serie—, calculado sobre todos los clientes de la vista previa, se hayan dejado marcados o no. Si algún modelo no tiene todavía serie de facturación para el año de la fecha de emisión, aparece además un aviso en rojo con los modelos que faltan («Falta la serie de 2027 para: Modelo X, Modelo Y»). Quien puede administrar series (ADMIN u OWNER) ve un enlace que lleva directamente a Configuración § Facturación para crearla; cualquier otro usuario ve en su lugar «Pide a un administrador que la cree.» Ese aviso lista todos los modelos a los que les falta la serie, aunque ninguno de sus clientes siga marcado; el botón Emitir, en cambio, solo se bloquea si alguno de los clientes que sigues teniendo marcados es de un modelo sin serie — desmarcándolo, el resto del cierre se puede lanzar igual, y se completa el modelo que faltaba en otro cierre o a mano en cuanto la serie exista.

Debajo, si algo no se puede facturar, aparece la lista No se pueden facturar con el motivo de cada uno — por ejemplo, un cliente con tiendas que tiene algún albarán sin tienda asignada, que hay que resolver primero desde Requieren revisión. Esa lista no detiene el cierre: se puede emitir igualmente lo que sí está listo, y resolver el resto para el mes que viene o facturarlo a mano en cuanto esté corregido.

Emitir

Emitir pide confirmar, repitiendo cuántas facturas se van a emitir y por cuánto importe en total, y avisa de algo importante: una factura emitida no se borra. Si hace falta corregirla más adelante, se corrige con una factura rectificativa, igual que con cualquier factura hecha a mano (ver Rectificar una factura). Piénsalo antes de confirmar, no después.

Si el periodo elegido ya tiene un cierre emitido, el portal lo dice antes de nada y ofrece Emitir de todos modos para lanzar uno nuevo con lo que quede seleccionado — pensado para cuando el primer cierre se quedó corto (algún cliente no estaba listo todavía) y hace falta un segundo cierre del mismo mes para completarlo.

Junto a ese botón, cuando la emisión falla por lo que sea, aparece también Ver los cierres emitidos, que abre el listado de cierres. Úsalo antes de forzar: un cierre grande tarda un rato, y si la pantalla se quedó sin respuesta a mitad puede que el cierre se esté creando igualmente. Mirar el listado dice en un vistazo si ya existe, y evita emitir dos veces el mismo mes.

Al confirmar, el portal lleva directamente al detalle del cierre recién creado.

El detalle de un cierre

La ficha de un cierre lista las facturas que emitió, con su número y su estado de envío de email. Cuando un envío ha fallado, debajo del estado se lee el motivo que devolvió el correo (dirección inexistente, buzón lleno…), sin tener que abrir la factura. Debajo, si los hay, tres bloques aparte:

El cliente de cada factura, quien lanzó el cierre y los clientes de los bloques de abajo llevan a sus fichas.

No se pudieron facturar — los mismos grupos que ya avisaba la previsualización, con su motivo, para quien entra más tarde a revisar qué quedó fuera.
Sin email — las facturas todavía sin enviar cuyo cliente no tiene ahora dirección de email en su ficha. Estas hay que imprimirlas y entregarlas en mano (ver el PDF por repartidor). La lista se calcula con la ficha del cliente de hoy: si se le añade el email a un cliente después de emitir el cierre, su factura sale de esta lista y pasa a contar en el botón Enviar por email; si un cliente pierde su email, su factura entra en la lista y se salta al enviar.
Anuladas, no se envían — las facturas del cierre que se anularon antes de mandarlas. El envío por email se las salta siempre, así que no cuentan en el botón Enviar por email ni aparecen en Sin email. Una factura que ya se había enviado antes de anularla no sale aquí.

Enviar las facturas por email

El botón Enviar por email, con el número pendiente entre paréntesis, manda las facturas del cierre que todavía no se han mandado y cuyo cliente tiene email ahora, aunque no lo tuviera al emitir el cierre. No manda las ya enviadas, ni las anuladas, ni las de clientes sin email (esas se quedan como están, sin contar como fallidas). Se puede pulsar varias veces sin miedo: a un cliente nunca se le manda la misma factura dos veces desde aquí, ni aunque se haya lanzado a la vez un envío en bloque desde el listado de facturas. Si alguna falla, la vuelve a intentar la próxima vez que se pulse el botón. Las facturas del cierre que se manden bien desde el listado de facturas también cuentan aquí como enviadas.

El envío sigue en marcha aunque cierres la pantalla o navegues a otro sitio: no hace falta esperar delante. Mientras está enviando, la propia ficha del cierre se va actualizando sola cada pocos segundos, así que basta con dejarla abierta si se quiere ver el resultado en vivo.

Encontrar las facturas de un cierre en el listado

Desde el detalle de un cierre, cada factura enlaza a su propia ficha. Para verlas todas juntas en el listado de facturas, usa el botón Ver las facturas en el listado de la cabecera del cierre: abre el listado ya con el filtro Cierre puesto. Ese filtro no se puede elegir a mano, solo se llega a él desde aquí; se quita con el enlace Limpiar que aparece junto a él, y con él se puede filtrar además por estado de envío (pendiente, enviado, fallido, no aplica).